ACES ARLEQUIN - Culture et Sport

FICHE N° 1 : CONTACTS UTILES

Adresse mail de l'association : aces-arlequin@sfr.fr

Espace bénévoles (accès restreint) : mot de passe modifié et communiqué en début de saison par le Webmestre : Thierry

Site internet de l'association : www.aces-clubarlequin.fr

ADRESSES MAILS

Seuls les contacts via courriels sont réalisables via la page contact du site : ici 

ou par formulaire spécifique section en bas de chaque page section.

Toutes les adresses mails personnelles ont été remplacées par des adresses mails génériques section: ex. cirque@aces-clubarlequin.fr afin d'éviter de diffuser les @ personnelles.

NUMEROS DE TELEPHONE

Les numéros de téléphones sont communiqués en page section si accord du responsable.

AUTRES COORDONNÉES

Mairie :

Coordonnées

Mairie de Saint Aubin d'Aubigné

4 place de la mairie

35250 Saint Aubin d'Aubigné

cf. site mairie : ici

Horaires Mairie

Du lundi au vendredi : 8h45 à 12h et 15h à 17h30. 

Samedi matin : 9h à 12h

Tél : 02 99 55 20 23 Fax : 02 99 55 27 83

Email : mairie@saint-aubin-daubigne.fr

FICHE N° 2 : LE RÔLE DU BUREAU

Composition du Bureau : ici

Le poste de président et de vice-présidents :

En tant que représentant de l’association mandaté par l’assemblée générale, le président est la personne qui a le plus de responsabilités dans l’association. De nombreuses décisions sont prises au

nom du président. À chaque fois, celui-ci engage sa responsabilité personnelle et celle de l’association.

Le président a de très nombreuses missions dans l’association.

• Il doit veiller à la bonne marche de l’association : administration, logistique, moyens humains, gestion de l’équipe.

• Il assure la tenue des réunions (réunions de bureau, CA, AG), mène les débats.

• Il doit veiller à l’application des décisions du CA ou de l’AG : mettre en place les actions ou du moins les coordonner.

• Il est présent lors d’une partie des réunions annuelles pour les professeurs.

• Il est appelé à représenter l’association auprès des partenaires, à communiquer en son nom dans la presse, les médias, vers les adhérents.

• Il peut agir en justice ou défendre les intérêts de l’association.

• Il peut superviser les tâches du trésorier (présentation des comptes) et du secrétaire (tenu du registre spécial).

• Il peut être directeur de publication du site internet de l'association : il se porte garant des propos tenus par l’association.

Le poste de trésorier et de vice-trésoriers :

Le trésorier est le responsable des finances et des comptes. Il n’est pas un simple caissier ou comptable. Excepté le fait que c’est un associatif comme tout le monde, le trésorier :

• établit le budget prévisionnel et soumet les choix à faire à toute l’équipe

•présente le bilan financier des sections de l’association.

•conseille les responsables financiers des sections

Ses missions sont relatives aux finances de l’association.

• Il est le gestionnaire responsable des fonds de l’association.

• Il est garant de la gestion comptable de l’association : il assure la tenue des livres de comptes (dépenses-recettes).

• Il se préoccupe des rentrées financières : les adhésions, les cotisations, les subventions et les services.

• Il effectue les opérations de dépenses définies sous la responsabilité de la direction : remboursement des frais, règlement des factures, salaires.

• Il assure la relation entre l’association et le banquier.

• Il présente périodiquement au bureau la situation financière : les fonds disponibles, dépenses à engager, les recettes à pourvoir.

• Il assure les relations éventuelles avec le trésorier de la fédération à laquelle l’association est adhérente.

• Il établit le rapport financier annuel pour le soumettre à l’assemblée générale.

Le poste de secrétaire et de vice-secrétaires :

Les missions du secrétaire sont de :

• communiquer en préfecture dans un délai de 3 mois à partir de la date de l’AG toutes modifications dans l’administration ou les statuts de l’association ;

• tenir à jour le Registre spécial (article 5 de la loi 1901) ;

• informer les membres de l’association de la tenue de réunion : planifier et organiser les réunions de l’association ;

• faire un compte-rendu des réunions : prendre des notes pour constituer le compte-rendu et faire le lien avec les décisions passées, veiller aux respects des statuts et être prêts à répondre en cas de problème ;

• tenir le fichier des adhérents à jour : archiver les fiches d’adhésion et constituer un fichier ;

• archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association.

• Il envoie aux adhérents la convocation pour l’Assemblée Générale, ainsi que son compte-rendu.

• Il consulte au moins 1 fois par semaine la messagerie de l’association. Il répond aux demandes

formulées ou si besoin transfère le mail aux personnes compétentes.

• Il relève le courrier au moins 1 fois par semaine dans la boîte aux lettres de Mairie et récupère ce qui

concerne la présidence (il laisse dans la BAL ce qui concerne la trésorerie ou la présidence).

• Il transfère aux référents le listing de ses adhérents à jour.

La notion de responsabilité dans l’association

Comme toute personne, l’association est responsable de ses actes et de ceux de ses membres dans l’exercice de cette qualité. Mais cela n’empêche pas que les dirigeants de l’association peuvent être responsables à titre personnel, lorsqu’une faute de gestion est avérée. Une association est responsable des dommages qu’elle cause dans le cadre de ses activités : cette responsabilité peut être engagée au plan civil ou pénal. La responsabilité civile aboutit à la réparation du dommage causé par le versement de dommages et intérêts. La responsabilité pénale a pour objet de réprimer un comportement jugé dangereux pour la société.

FICHE N° 3 : LE RÔLE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Composition du CA : ici

L’administration de l’association est assurée par un conseil appelé conseil d’administration (CA). 

La nomination des administrateurs est définie par les statuts. 

Ces membres sont administrateurs élus ou nommés lors des assemblées générales et les responsables de sections. 

Les administrateurs sont les représentants de l’association dans tous les actes de la vie civile. Ils sont chargés d’assurer le bon fonctionnement de l’association et l’application des décisions prises. Les statuts stipulent leur nombre, la durée des mandats et leur mode de renouvellement. Au sein de l’ACES Arlequin , le conseil d’administration se réunit environ 1 fois tous les 2 mois. Toutes les informations utiles et les décisions prises lors de ces réunions sont consignées dans le compte-rendu de réunion, transmis à tous les membres concernés par mail.

Le CA trace et approuve les dépenses et les objectifs financiers des sections.

Chaque membre du CA approuve le èglement intérieur.

ICHE N° 4 : LE RÔLE DU RESPONSABLE DE SECTION

Le responsable de section au sein de l'association est le pivot entre le conseil d'administration, le

professeur intervenant et les adhérents de cette activité.

Son rôle est primordial pour le bon fonctionnement de l'activité et de l'association. Le responsable de

section peut proposer des améliorations pour l’activité et plus globalement pour le fonctionnement

de l’association.

Lien avec le Professeur :

- remonter toute demande de la part du professeur,

- transmettre les décisions du conseil d'administration concernant son activité,

- être présent pour les réunions annuelles avec le professeur (au moins 1/an)

Lien avec le conseil d'administration :

- être présent aux réunions du conseil d'administration (environ 2h30/2 mois ),

- transmettre toutes les informations utiles concernant son activité,

- faire les demandes de dépenses, d'investissement, projets, sorties, etc. en lien avec son activité,

- transmettre toute demande de la part du professeur,

- transmettre au bureau toute annulation ou déplacement de cours.

Lien avec les adhérents :

- être présent le jour du forum pour prendre les inscriptions,

- transmettre les dossiers d'inscriptions COMPLETS (lorsqu’une inscription à lieu après le forum ou en

cours d’année) au secrétariat lors d'une réunion ou via la boîte mail, aider le secrétariat et la trésorerie

à récupérer les paiements en retard,

- vérifier les paiements,

- faire vivre l'activité tout au long de l'année. Le Conseil d'Administration souhaite que les adhérents

(et les parents des jeunes adhérents) se sentent investis dans l'association, notamment par le biais de

moments conviviaux où chacun est sollicité (galette des rois, pot de fin d'année, etc.).

- prévenir les adhérents de tout changement d'horaire, de lieux, etc,

- répondre à toutes les questions qui concernent son activité,

- préparer les réinscriptions en fin d'année,

- récupérer les clefs (badges) remis aux professeurs en fin de saison, les conserver pour la saison future

et les confier aux professeurs en début de saison suivante.

Toute décision concernant une activité doit être discutée et votée par le Conseil d'Administration ou

au minimum le Bureau si la demande est urgente.

Pour toutes dépenses liées à l'activité, le responsable de section doit obtenir une facture (ou au pire un

ticket de caisse) sur laquelle il note l'objet de la dépense. Le responsable de section transmet ensuite cette facture au pôle Trésorerie lors d'une réunion ou via la boîte aux lettres du/de la trésorièr-e.

Chaque section bénéficie d’une adresse mail. La transmission des mails au responsable de section est automatique.

Mode de paiements des adhérents :

Attention ces données peuvent évoluées en début de saison - renseignez-vous

- Par chèques : en une ou trois fois (3 chèques prélevés début octobre novembre et décembre)

- Par chèques vacances et coupons sport ANCV délivrés par les comités d’entreprises à remettre à la/au gestionnaire des ANCV : Catherine VALLEE en 2024.

- Tickets sport délivrés par la mairie : http://www.saint-aubin-daubigne.fr/index.php/tickets-sport

- Chèques sport délivrés par le conseil départemental : http://sportjeunes.regionbretagne.

fr/login.jsp

- Les adhérents des sections affiliées à une fédération nationale (Badminton, Handball et Tir à l’Arc) peuvent bénéficier (sous conditions) des coupons sport : http://www.le-sport35.com/operationcoupon-

sport-

FICHE N° 5 : CLASSEUR / LUTIN

Ce classeur est à destination des professeurs, qu'ils soient salariés, prestataires ou encore salariés de l'OCSPAC.

L’objectif de ce classeur est de rassembler les documents importants pour que le professeur puisse l'avoir toujours avec lui lors de ses cours et s'en servir si besoin : prévenir une famille si un enfant est malade, prévenir la mairie en cas de problème technique (badge non programmé, problème de chauffage), prévenir le responsable de la section, joindre le bureau en cas d'urgence, etc…

Dans ce classeur, chaque responsable de section doit y mettre au minimum :

- le tableau récapitulatif des inscrits avec les coordonnées des familles,

- les autorisations parentales et certificats médicaux,

- les contacts utiles : mairie, référent, bureau.

En ce qui concerne le bureau :

Présidente : Maryse LEVENEZ tél. : 06 89 11 65 46

Trésorière : Philippe ROUVIER tél. : 06 47 93 82 21

Administrazteur Base Adhérents : Thierry SAMSON tél. : 06 17 10 45 20 (Toutes les données sur les adhérents, encadrants et salariés)

- le calendrier de l'année en cours, mis à jour si besoin,

- la plaquette des activités,

- l'occupation des salles,

- les coordonnées du responsable de section.

Tous les documents (autorisations parentales, fiche d'inscription vierge, ...) peuvent être récupérés sur

le site internet de l’association comme expliqué sur la FICHE N°6.

FICHE N° 6 : À QUI DEMANDE-T-ON QUOI ?

• Attestation pour adhérents : en ligne sur le site de l’association : www.aces-clubarlequin.fr

• Facture pour adhérents : à demander à la/au trésorièr-e 

•Documents vierges homologués pour les inscriptions, les fiches d’autorisation, les renseignements médicaux, etc, fournis par le secrétariat et disponibles sur le site internet de l’association :

www.aces-clubarlequin.fr

Cliquer sur « Espace Bénévoles » à droite de la fenêtre & mot de passe : aRLeQuiN*/*35250

Site Arlequin – transmission automatique des mails au responsable de section

FICHE N° 7 : LES TEMPS FORTS DE L'ANNÉE

Septembre : 

Forum des associations (1er samedi du mois - oragnisation par Mairie)

Octobre : 

Envoyer le bilan financier saison précédente  pour l’AG (début de mois),

Envoyer la convocation pour l’AG aux adhérents de la section.

S'assurer des adhésions de la saison précédente; c'est à partir de la base adhérents que sont effectués les bilans transmis à la préfecture.

S'assurer des adhésions de la saison en cours pour les demandes de subventions à la Mairie.

Novembre : 

Assemblée Générale de l’Association.

Janvier : Budget prévisionnel et demandes de subventions.

Avril : Préparer : les tarifs de l’année prochaine, la plaquette (lieux, horaires des séances, tarifs, etc), les réinscriptions.

Juin : 

Journées Arlequin, vitrine des activités de l'association.

Fin juin :

Récupérer les clés ou badges des professeurs.